Das Portable Document Format ist ein plattformunabhängiges Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde. 

Zum Öffnen von PDF-Dokumenten benötigt man einen Reader, z.B. den Adobe Acrobat Reader oder PDF-X-Change Viewer. Erstellen lassen sich PDF-Dateien mit den meisten gängigen Textverarbeitungsprogrammen (z.B. Libre Office und MS Word), häufig über die "Speichern unter..", "Speichern als.." oder "Datei exportieren" Funktion.

Es gibt verschiedene PDF-Standards. Für die Langzeitspeicherung ist PDF/A geeignet. Ob es sich bei einer PDF-Datei um PDF/A Standard handelt, kann man in den Dateieigenschaften sehen. Mehr Sicherheit verschafft eine Validierung, z.B. mit Adobe Acrobat Professional. 

Eine bestehende PDF-Datei lässt sich nur eingeschränkt bearbeiten, da das Format zum Austausch von fertigen Dateien konzipiert wurde. Es ist aber mit den meisten Viewer-Programmen möglich, Notizen in ein Dokument einzufügen.

Vorteile:

• Plattformunabhängigkeit
• Eignung für Langzeitspeicherung (PDF/A)
• Die Software zum Anzeigen ist kostenlos.

Nachteil:

• Um eine Datei zu verändern, braucht man eine spezielle Software.